Preguntas frecuentes
Busca respuestas sobre rastreo GPS en vivo, despacho de tareas, optimización de rutas, geocercas, reportes, integraciones, precios, privacidad y soporte.
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Hellotracks es una plataforma para operaciones de campo que ayuda a las empresas a gestionar mejor a su personal móvil. Reúne en un solo lugar la ubicación GPS en vivo, el despacho de tareas, la optimización de rutas, las geocercas, el registro automático de horas y los reportes.
Gerentes de operaciones, despachadores y equipos de campo usan Hellotracks para coordinarse con menos trabajo manual, ver en todo momento qué pasa con su equipo y completar más tareas cada día.
Hellotracks es para cualquier empresa con personal de campo, es decir, gente que trabaja fuera de una oficina. Lo usan equipos de muchos sectores, por ejemplo:
Si tienes gente en campo y necesitas saber qué está pasando, Hellotracks es para ti.
Hay varias cosas que marcan la diferencia:
Hellotracks es una empresa estadounidense desde 2015 y atiende a clientes en todo el mundo.
Nuestro equipo y el soporte cubren varias zonas horarias (Norteamérica, Europa Central y Asia), así que estés donde estés, recibes ayuda a tiempo.
Sí. Hellotracks ofrece una prueba gratuita de 30 días con todas las funciones y sin tarjeta de crédito. Durante la prueba puedes crear todos los usuarios que necesites, probar la API y despachar tareas reales.
Si prefieres no usar todavía tu correo de empresa, también puedes registrarte con un correo de prueba. No tienes ningún compromiso.
Hellotracks está disponible en inglés, español y alemán. Además, admite el formato de 12 horas (AM/PM) y el de 24 horas, y distintas zonas horarias, para que la hora de cada registro sea correcta aunque tu equipo trabaje en varias regiones.
Hellotracks es una plataforma completa para operaciones de campo. Estas son sus funciones principales:
Sí. Hellotracks tiene dos partes:
Una vez instalada la app y dados los permisos de ubicación correctos, el rastreo funciona solo en segundo plano. Tu personal de campo no tiene que hacer check-in a mano.
Hellotracks tiene tres roles:
Una cuenta puede tener varios Administradores, Operadores y trabajadores. Puedes cambiar los roles cuando quieras desde el panel web.
Sí. Hellotracks está pensado para ser transparente, no solo para los gerentes sino también para el personal de campo. Los trabajadores ven su historial de ubicaciones, su línea de tiempo y sus tareas asignadas directamente en la app móvil.
También puedes configurar el envío automático de un reporte de actividad a cada trabajador, para que sepa siempre qué se registró de su jornada. Esto genera confianza y evita discusiones sobre horas o kilometraje.
Sí. Si un trabajador entra en una zona sin cobertura, Hellotracks guarda todos los datos GPS en el teléfono. En cuanto vuelve la conexión, el historial de ubicaciones, las horas y la actividad se sincronizan solos con la plataforma.
Mientras no hay conexión, la ubicación en vivo no se actualiza en el panel. Pero no se pierde ningún dato: el historial completo de ese tiempo aparece en cuanto el dispositivo se vuelve a conectar.
Sí, y mucho. Puedes agregar campos personalizados a las tareas: texto libre, listas desplegables, casillas, números, fotos y firmas. Puedes configurarlos en cualquier idioma, y el teclado del teléfono del trabajador se adapta al tipo de dato que se espera.
También puedes crear tipos de tarea (por ejemplo, instalación, mantenimiento o inspección) para ordenar y filtrar mejor tus datos. Cada respuesta se guarda en su tarea y está disponible para tus reportes.
Sí. Hellotracks admite SSO con Microsoft Azure (Entra ID) y Okta. Si tu organización usa Microsoft Intune para gestionar dispositivos móviles, puedes activar Enterprise SSO en los dispositivos iOS y Android administrados. Así los trabajadores inician sesión automáticamente, sin un usuario y contraseña aparte.
Sí. Hellotracks incluye dos asistentes de IA:
Hellotracks actualiza la ubicación en tiempo real, al segundo. Muchas herramientas GPS se actualizan cada pocos minutos; Hellotracks te muestra dónde está tu equipo ahora mismo. Pasa el cursor sobre cualquier punto del mapa en vivo para ver la hora exacta del último punto GPS.
Esto es clave cuando tienes que despachar rápido, reaccionar ante un incidente o comprobar un servicio a una hora concreta.
No. Hellotracks funciona en cualquier smartphone Android o iOS, sin hardware especial, sin dispositivos OBD y sin equipos dedicados. Tu equipo descarga la app de Hellotracks, inicia sesión y el rastreo empieza.
Si estás eligiendo teléfonos para tu equipo y quieres saber qué modelos dan el GPS más preciso, el equipo de Hellotracks te puede ayudar a comparar opciones.
Sí. Una vez instalada la app y con el permiso de ubicación en "Siempre" o "Todo el tiempo", Hellotracks rastrea en segundo plano sin que el trabajador tenga que dejar la app abierta. Esto es necesario para que los check-ins por geocerca y el historial de ubicaciones continuo funcionen bien.
El panel web muestra el estado de cada dispositivo, incluso si los permisos de ubicación están bien configurados, para que veas rápido qué teléfonos necesitan atención.
Sí. Hellotracks registra una línea de tiempo completa de cada trabajador, con viajes, paradas, check-ins y check-outs, todo con la hora exacta. Puedes revisar en detalle el día de cualquier trabajador: adónde fue, cuánto tiempo estuvo en cada lugar y a qué hora llegó y se fue.
Ves este historial en el panel web y lo puedes exportar para reportes, auditorías o para facturar a tus clientes.
Sí. Hellotracks rastrea a quien lleve el smartphone: un trabajador que camina entre sitios, un técnico en su camioneta, un mensajero en bicicleta o un guardia de seguridad en su ronda. Funciona igual de bien a pie que en vehículo, y muchas empresas combinan ambos.
Creas las tareas en el panel web o en la app móvil con ubicación, título, fecha, datos de contacto, notas y los campos personalizados que necesite tu equipo. Después puedes:
Los trabajadores reciben un aviso en la app cuando tienen una tarea nueva. Tú sigues el estado de cada tarea en tiempo real desde la vista de despacho y puedes reasignarla o editarla en cualquier momento del día.
Sí, cuando quieras. Si un trabajador termina antes y tiene tiempo libre, arrastra a su tablero más tareas desde el tablero de otro compañero o desde la lista de tareas sin asignar. También puedes abrir la tarea y cambiar el usuario asignado. El cambio es inmediato y el trabajador lo ve al instante en su app.
Puedes activar el traspaso en una tarea para que, si no se completa, pase sola al día siguiente. La tarea sigue activa y se vuelve a asignar cada día hasta que se marque como hecha. Es muy útil para visitas recurrentes o urgentes que hay que hacer sí o sí.
Sí. Con las rutas recurrentes asignas las mismas paradas a un miembro del equipo según un calendario fijo: todos los días, ciertos días de la semana o cada cierto intervalo. Una vez configurada, la ruta se carga sola para ese trabajador y no tienes que despacharla a mano cada día.
Sí. En cada tarea, los trabajadores pueden:
Todo queda guardado en la tarea y lo ves en el panel web para reportes, facturación o auditorías.
Sí. Cuando un trabajador toca "En camino", Hellotracks puede enviar automáticamente la hora estimada de llegada al correo de contacto de la tarea. El sistema calcula la hora de llegada según la ubicación actual y envía el aviso sin que nadie tenga que hacer nada. En la configuración de la empresa eliges cuándo se envía (por ejemplo, 30 minutos antes de llegar).
También puedes activar confirmaciones automáticas para que tus clientes reciban el comprobante de servicio en cuanto la tarea se marque como completada.
Sí. Puedes organizar las tareas con grupos de tareas, equipos, tipos de tarea y niveles de prioridad (baja, normal, alta). En la vista de despacho puedes filtrar y ordenar por cualquiera de estos campos y editar varias tareas a la vez. Es muy práctico si gestionas equipos grandes con distintos territorios, turnos o tipos de servicio.
Sí. Hellotracks incluye optimización de rutas de hasta 100 paradas por ruta. Hay dos formas de optimizar:
Un despachador puede optimizar rutas desde el panel web. Si les das el permiso, los trabajadores también pueden optimizar su propia ruta sobre la marcha desde la app móvil.
Sí. Las tareas de prioridad alta siempre quedan al principio de la ruta optimizada, aunque eso sume algo de distancia. Las de prioridad normal y baja se ordenan para ser lo más eficiente posible. Así tus paradas más urgentes siempre se atienden primero.
Sí. Con la función "Buscar asignado", el sistema revisa a todos los trabajadores activos y te propone para cualquier tarea sin asignar a la mejor opción, una segunda opción y una alternativa. Para elegirlos tiene en cuenta cercanía, disponibilidad, horario laboral, habilidades y equipos. Revisas las opciones y confirmas con un clic.
Sí, si les das ese permiso. Los trabajadores pueden optimizar las paradas que les quedan directamente desde la app móvil, que usa datos en tiempo real para calcular el mejor orden según el tráfico y la ubicación actuales. Es útil cuando algo cambia durante el día: retrasos por tráfico, tareas canceladas o nuevas paradas urgentes en su agenda.
Una geocerca es un límite virtual alrededor de un lugar físico. En Hellotracks, las geocercas se llaman Lugares. Cuando el teléfono de un trabajador entra o sale de un Lugar, el sistema registra automáticamente:
Todo esto pasa en segundo plano, sin que el trabajador tenga que hacer nada. Puedes crear miles de Lugares, algo útil si gestionas muchos sitios, estaciones o direcciones de clientes.
El radio mínimo de una geocerca es de 25 metros (unos 80 pies). Para la mayoría de las operaciones recomendamos unos 100 metros: es lo bastante preciso y evita check-ins falsos por calles cercanas o edificios vecinos.
Para áreas más grandes, como un campus, una zona o un distrito, puedes dibujar polígonos a tu medida con la función Zonas. Así no dependes de un simple círculo y puedes usar formas irregulares.
En la configuración de la empresa puedes definir un tiempo mínimo en el lugar. Si un trabajador entra en una geocerca y sale antes de ese tiempo (por ejemplo, porque solo pasa en auto), el sistema registra la actividad, pero no la cuenta como check-in en los reportes.
Todos los datos GPS se siguen guardando. Solo se filtran los reportes y la línea de tiempo visible, así que nunca pierdes información.
Sí. Puedes crear reglas de alerta para avisar a los supervisores cuando un trabajador llega a un lugar o sale de él, se queda más tiempo del previsto o no llega dentro del horario esperado. Es muy útil para rondas de seguridad, control de cumplimiento y visitas de servicio con hora fija.
Sí. Si ya tienes polígonos en un archivo KML o en un formato parecido, escríbenos a support@hellotracks.com con tu nombre de usuario y el archivo. Nuestro equipo te ayuda a importarlos a tu cuenta.
Hellotracks incluye reportes estándar y personalizados, por ejemplo:
Puedes exportar los reportes en PDF o XLSX.
Sí. Puedes programar reportes recurrentes para que se generen y se envíen solos cada día, cada semana o cada dos semanas. Eliges el tipo de reporte, los miembros del equipo o los lugares, el periodo y los destinatarios. Del resto se encarga el sistema.
Sí. La sección Estadísticas te muestra el desempeño de cada miembro del equipo: tareas asignadas, tasa de finalización, tasa de problemas, nivel de participación, tiempo en el lugar y datos de viaje. Puedes filtrar por fechas y ver a una persona o a todo el equipo. Así detectas a quienes mejor rinden, encuentras cuellos de botella y decides mejor cuánto personal necesitas.
Hellotracks te ofrece varias opciones de integración:
Sí. Tienes las credenciales y la documentación de la API en cuanto te registras en la prueba gratuita de 30 días. Desde el primer día puedes probar integraciones, crear tareas por API y explorar los webhooks. No necesitas una suscripción de pago para usar la API durante la prueba.
Sí. Escríbenos a sales@hellotracks.com para conocer las opciones para revendedores y socios. También puedes visitar estas páginas:
Muy poco. La mayoría de los equipos ya está trabajando pocas horas después de registrarse. La configuración básica tiene tres pasos:
Listo. Ya puedes ver a tu equipo en el mapa en vivo, crear y despachar tareas, y configurar tus primeros lugares y geocercas. No hay hardware que instalar, ni largas capacitaciones, ni proyectos de implementación.
Tienes varias opciones:
No. Todos los datos se guardan de forma segura en los servidores de Hellotracks, no en el teléfono. Si un trabajador cambia de teléfono, solo tiene que descargar de nuevo la app de Hellotracks e iniciar sesión con su usuario de siempre. Su historial, su configuración y su cuenta aparecen al instante.
Sí. Durante la prueba gratuita de 30 días cuentas con el equipo de soporte de Hellotracks, y puedes agendar una sesión para configurar tu cuenta según tu forma de trabajar. Además, dentro de la plataforma tienes un centro de ayuda con artículos, videos y un asistente de IA para encontrar respuestas rápido.
Para cuentas empresariales ofrecemos capacitación a medida y acuerdos de SLA.
En la pantalla de inicio de sesión puedes restablecer tu contraseña con tu nombre de usuario o tu correo. Te enviaremos un enlace por correo. Si no te llega en unos minutos, revisa la carpeta de spam o escríbenos a support@hellotracks.com. Si olvidaste tanto tu correo como tu contraseña, nuestro equipo de soporte te ayuda después de verificar tu identidad.
Hellotracks cuesta desde US$10 por usuario al mes, según las funciones que necesites. La suscripción Dispatch incluye creación de tareas, optimización de rutas, reportes y despacho automático, y cuesta US$15 por usuario al mes en el plan mensual.
Con facturación anual pagas menos: unos US$12.50 por usuario al mes, un ahorro del 17%. No hay costos de instalación ni cargos ocultos.
Un usuario es cualquier cuenta creada en tu empresa en Hellotracks, sin importar su rol (Administrador, Operador o Empleado). La facturación es proporcional: si agregas un usuario a mitad de mes, solo pagas los días que estuvo activo. Si eliminas un usuario, dejamos de cobrarte por él desde ese momento. Nunca pagas por usuarios que ya no necesitas.
Sí. Ofrecemos descuentos por volumen para equipos grandes. Habla con el equipo de ventas de Hellotracks para ver precios según el tamaño de tu equipo y tu uso. Además, con la facturación anual ahorras cerca de un 17% frente al precio mensual.
Sí. Hellotracks tiene precios especiales para organizaciones sin fines de lucro. Escríbenos a support@hellotracks.com y cuéntanos qué necesita tu organización, cuánto dura el proyecto y cuántas personas son. Te enviaremos una cotización a medida.
Sí. Muchos clientes empiezan con un plan mensual para probar Hellotracks con un grupo pequeño. Cuando confirman que les funciona y tienen más claro el tamaño de su equipo, pasan a la facturación anual. Cambiar de plan es fácil: escríbenos cuando estés listo.
No. Hellotracks funciona con cualquier compañía y cualquier plan de datos. Tu equipo usa sus teléfonos y sus datos móviles de siempre. No hay restricciones de operador ni costos de conexión adicionales por parte de Hellotracks.
Sí. Hellotracks cumple con el RGPD y tiene clientes en toda la Unión Europea. Si tu organización opera en un país con leyes de protección de datos específicas (como las estrictas normas de Italia sobre el monitoreo de empleados), nuestro equipo te ayuda a definir el alcance y la configuración adecuados del rastreo, para que se limite a fines claros y justificados como la seguridad, la planificación y la rendición de cuentas.
Las geocercas y el rastreo por zonas se pueden configurar para que funcionen solo en horario laboral. Esto te ayuda a cumplir con el RGPD y con los acuerdos sindicales.
Sí. En Hellotracks puedes definir el horario de trabajo de cada miembro del equipo. El rastreo y los check-ins por geocerca solo funcionan dentro de ese horario, así que nadie es monitoreado en su tiempo personal. Es clave si tu organización debe cumplir normas laborales o acuerdos sindicales sobre la privacidad de los empleados.
La infraestructura de Hellotracks funciona en la nube administrada y en servidores dedicados en Alemania. Los datos se guardan de forma segura y con copias de respaldo en servidores gestionados por Hellotracks.
No. Hellotracks es una herramienta para organizar el trabajo, no una plataforma de vigilancia. Cada trabajador ve su propio historial de ubicaciones y su línea de tiempo, con los mismos datos que ve su supervisor. Esta transparencia es intencional: Hellotracks ayuda a los equipos a coordinarse mejor, no a vigilar a nadie a escondidas.
También puedes configurar el sistema para que cada trabajador reciba automáticamente una copia de su reporte diario de actividad. Así siempre sabe qué se registró.
Sí. Hellotracks cumple con HIPAA y firmamos contigo un Business Associate Agreement (BAA). Envía tu propio BAA a support@hellotracks.com o pídenos el nuestro.
Organizaciones de procuración de órganos y proveedores de logística de salud en Estados Unidos ya usan Hellotracks. El rastreo en vivo, el comprobante de recogida y entrega con hora exacta y el registro de cadena de custodia respaldan el transporte de salud donde cada minuto cuenta.
Tienes varias formas de pedir ayuda:
Nuestro equipo de soporte está repartido en varias zonas horarias (Norteamérica, Europa Central y Asia), así que la mayoría de las consultas se resuelven rápido, estés donde estés. El soporte por chat y correo cubre el horario laboral habitual de estas regiones. Los clientes empresariales pueden acordar un SLA a medida con tiempos de respuesta definidos.
Sí. Para clientes empresariales, Hellotracks puede ofrecer un SLA a medida que cubra compromisos de disponibilidad, tiempos de respuesta, vías de escalamiento y soporte dedicado. Escríbenos a sales@hellotracks.com y cuéntanos qué necesitas.
Entra al centro de ayuda de Hellotracks desde el panel web, con la opción Ayuda del menú principal. Ahí tienes guías paso a paso de cada función, videos de los flujos más comunes y artículos que actualizamos con cada novedad. Desde el mismo menú puedes abrir el asistente de IA para obtener respuestas al instante, como en una conversación.
Escríbele al equipo de ventas de Hellotracks a sales@hellotracks.com si tienes preguntas sobre precios, descuentos por volumen, acuerdos empresariales, alianzas para revendedores o necesidades especiales de implementación.
Lee nuestras respuestas claras a lo que nos preguntan los equipos en llamadas, incluso cuándo Hellotracks no es la opción correcta.
Aquí respondemos las preguntas más comunes sobre el producto, la configuración, la facturación, la privacidad y las integraciones. Si tienes una duda sobre tu cuenta, habla directamente con el equipo de Hellotracks.
