Hellotracks FAQ
Durchsuche ausführliche Antworten zu Live-Ortung, Disposition, Routenoptimierung, Geofencing, Berichten, Integrationen, Preisen, Datenschutz und Support.
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Hellotracks ist eine Plattform für den Außendienst. Damit steuerst du dein mobiles Team effizienter. Live-Ortung per GPS, Disposition, Routenoptimierung, Geofencing, automatische Zeiterfassung und Berichte: alles in einer Plattform.
Betriebsleiter, Disponenten und Außendienstteams nutzen Hellotracks, um weniger von Hand abzustimmen, jederzeit den Überblick über ihr Team zu haben und jeden Tag mehr Aufträge zu erledigen.
Hellotracks ist für jedes Unternehmen gedacht, das Mitarbeiter außerhalb des Büros im Einsatz hat. Zum Beispiel in diesen Branchen:
Hast du Leute im Einsatz und willst wissen, was draußen passiert? Dann ist Hellotracks für dich gemacht.
Einiges:
Hellotracks ist seit 2015 ein US-Unternehmen. Unsere Kunden sitzen auf der ganzen Welt.
Unser Team und unser Support decken mehrere Zeitzonen ab: Nordamerika, Mitteleuropa und Asien. Egal wo du bist, du bekommst schnell Hilfe.
Ja. Du kannst Hellotracks 30 Tage kostenlos testen, mit allen Funktionen und ohne Kreditkarte. In der Testphase legst du so viele Nutzer an, wie du brauchst, probierst die API aus und disponierst echte Aufträge.
Wenn du dein offizielles Firmenkonto noch nicht anlegen willst, nimm einfach eine Test-E-Mail-Adresse. Du gehst keinerlei Verpflichtung ein.
Hellotracks gibt es auf Englisch, Spanisch und Deutsch. Du kannst zwischen 12-Stunden-Format (AM/PM) und 24-Stunden-Format wählen. Außerdem unterstützt Hellotracks mehrere Zeitzonen, damit die Zeitangaben auch bei Teams in verschiedenen Regionen stimmen.
Hellotracks ist eine Komplettlösung für den Außendienst. Die wichtigsten Funktionen:
Ja, Hellotracks hat zwei Seiten:
Ist die App installiert und sind die Standortberechtigungen richtig gesetzt, läuft die Ortung automatisch im Hintergrund. Deine Mitarbeiter müssen nirgends von Hand einchecken.
Hellotracks kennt drei Rollen:
Ein Konto kann beliebig viele Administratoren, Disponenten und Mitarbeiter haben. Rollen änderst du jederzeit im Web-Dashboard.
Ja. Hellotracks setzt auf Transparenz, für Vorgesetzte und genauso für das Team draußen. Mitarbeiter sehen ihren Standortverlauf, ihre Zeitleiste und ihre Aufträge direkt in der App.
Du kannst außerdem einstellen, dass jeder Mitarbeiter automatisch einen Bericht über seine eigenen Aktivitäten bekommt. So weiß jeder, was über seinen Arbeitstag erfasst wurde. Das schafft Vertrauen und sorgt für weniger Streit über Zeiten oder Kilometer.
Ja. Hat ein Mitarbeiter kein Netz, speichert Hellotracks alle GPS-Daten auf dem Gerät. Sobald die Verbindung wieder steht, werden Standortverlauf, Zeitstempel und Aktivitäten automatisch übertragen.
Der einzige Unterschied: Solange das Gerät offline ist, aktualisiert sich die Live-Ortung im Dashboard nicht. Es gehen aber keine Daten verloren. Der komplette Verlauf für diese Zeit ist da, sobald das Gerät wieder online ist.
Ja, sehr umfassend. Du kannst Aufträge um eigene Felder ergänzen: Freitext, Auswahllisten, Checkboxen, Zahlenfelder, Foto-Uploads und Unterschriften. Die Felder legst du in jeder Sprache an, und die Tastatur auf dem Handy passt sich an die erwartete Eingabe an.
Mit Auftragsarten (zum Beispiel Installation, Wartung, Prüfung) ordnest und filterst du deine Daten besser. Jede Antwort wird beim jeweiligen Auftrag gespeichert und steht für Berichte bereit.
Ja. Hellotracks unterstützt SSO über Microsoft Azure (Entra ID) und Okta. Verwaltest du deine Mobilgeräte mit Microsoft Intune, lässt sich Enterprise SSO auf den verwalteten iOS- und Android-Geräten einrichten. Deine Mitarbeiter melden sich dann automatisch an, ohne eigenen Benutzernamen und eigenes Passwort.
Ja, sogar zwei:
Hellotracks aktualisiert den Standort in Echtzeit, auf die Sekunde genau. Viele GPS-Tools aktualisieren nur alle paar Minuten. Hellotracks zeigt dir, wo dein Team gerade jetzt ist. Fahr mit der Maus über einen Standortpunkt auf der Live-Karte, dann siehst du den genauen Zeitpunkt des letzten GPS-Signals.
Das zählt vor allem, wenn du schnell disponieren, auf Vorfälle reagieren oder einen Leistungsnachweis zu einem bestimmten Zeitpunkt prüfen musst.
Nein. Hellotracks läuft auf jedem Android- oder iOS-Smartphone. Du brauchst keine spezielle Hardware, keine OBD-Stecker und keine eigenen Geräte. Dein Team lädt die Hellotracks-App herunter, meldet sich an, und die Ortung startet.
Du suchst Geräte für den Außendienst und willst wissen, welche Modelle das genaueste GPS haben? Das Hellotracks-Team berät dich gern.
Ja. Ist die App installiert und die Standortberechtigung auf „Immer“ gesetzt, ortet Hellotracks im Hintergrund. Die App muss dafür nicht offen sein. Ohne diese Einstellung funktionieren Geofence-Check-ins und ein lückenloser Standortverlauf nicht richtig.
Im Web-Dashboard siehst du den Status jedes Geräts, auch ob die Standortberechtigungen stimmen. So erkennst du schnell, um welche Geräte du dich kümmern musst.
Ja. Hellotracks zeichnet für jeden Mitarbeiter eine vollständige Zeitleiste auf: Fahrten, Stopps, Check-ins und Check-outs, jeweils mit genauer Uhrzeit. So kannst du jeden Arbeitstag im Detail nachvollziehen: wo jemand war, wie lange an welchem Ort und wann er an- und abgefahren ist.
Den Verlauf findest du im Web-Dashboard. Du kannst ihn für Berichte, Prüfungen oder die Abrechnung mit Kunden exportieren.
Ja. Hellotracks ortet, wer oder was das Smartphone dabeihat: den Mitarbeiter, der zu Fuß von Einsatzort zu Einsatzort geht, den Techniker im Transporter, den Kurier auf dem Fahrrad oder den Wachmann auf Streife. Das klappt zu Fuß genauso gut wie im Fahrzeug, und viele Unternehmen nutzen beides gemischt.
Du legst Aufträge im Web-Dashboard oder in der App an, mit Ort, Titel, Datum, Kontaktdaten, Notizen und allen eigenen Feldern, die dein Team braucht. Danach kannst du:
Mitarbeiter bekommen neue Aufträge als Benachrichtigung in der App. In der Dispositionsansicht verfolgst du den Status in Echtzeit und kannst Aufträge den ganzen Tag über neu zuweisen oder bearbeiten.
Ja, jederzeit. Ist ein Mitarbeiter früher fertig und hat noch Luft, ziehst du ihm per Drag-and-drop weitere Aufträge zu, aus der Spalte eines Kollegen oder aus den nicht zugewiesenen Aufträgen. Oder du öffnest den Auftrag und änderst den zuständigen Nutzer. Die Änderung gilt sofort, und der Mitarbeiter sieht sie direkt in seiner App.
Du kannst für einen Auftrag die Übertragung aktivieren. Wird er nicht erledigt, rutscht er automatisch auf den nächsten Tag. Der Auftrag bleibt aktiv und wird jeden Tag neu zugewiesen, bis er als erledigt markiert ist. Das ist besonders praktisch für wiederkehrende oder zeitkritische Besuche, die auf jeden Fall stattfinden müssen, egal an welchem Tag.
Ja. Mit wiederkehrenden Routen weist du einem Teammitglied dieselben Stopps nach festem Plan zu: täglich, an bestimmten Wochentagen oder in eigenen Abständen. Einmal eingerichtet, erscheint die Route automatisch beim Mitarbeiter. Du musst sie nicht jeden Tag von Hand disponieren.
Ja. Bei jedem Auftrag können Mitarbeiter:
All das hängt am jeweiligen Auftrag und steht im Web-Dashboard für Berichte, Rechnungen oder Prüfungen bereit.
Ja. Tippt ein Mitarbeiter auf „Unterwegs“, kann Hellotracks automatisch eine ETA-Benachrichtigung an die Kontakt-E-Mail des Auftrags schicken. Das System berechnet die voraussichtliche Ankunftszeit aus dem aktuellen Standort und verschickt die Nachricht ganz ohne Zutun. Wann sie rausgeht (zum Beispiel 30 Minuten vor Ankunft), legst du in den Firmeneinstellungen fest.
Du kannst auch automatische Abschlussbestätigungen einrichten. Dann bekommen Kunden den Leistungsnachweis, sobald ein Auftrag als erledigt markiert ist.
Ja. Du ordnest Aufträge nach Auftragsgruppen, Teams, Auftragsarten und Priorität (niedrig, normal, hoch). In der Dispositionsansicht filterst und sortierst du nach all diesen Feldern und bearbeitest mehrere Aufträge auf einmal. Das hilft vor allem bei großen Teams mit eigenen Gebieten, Schichtmodellen oder Serviceangeboten.
Ja. Die Routenoptimierung in Hellotracks schafft bis zu 100 Stopps pro Route. Es gibt zwei Wege:
Disponenten optimieren Routen im Web-Dashboard. Wenn du es erlaubst, können Mitarbeiter ihre Route auch selbst unterwegs in der App optimieren.
Ja. Aufträge mit hoher Priorität stehen in der optimierten Route immer ganz oben, auch wenn das ein paar Kilometer mehr bedeutet. Aufträge mit normaler und niedriger Priorität werden möglichst effizient eingereiht. So kommen die dringendsten Stopps immer zuerst dran.
Ja. Mit der Funktion „Zuweisung aussuchen“ prüft das System alle aktiven Mitarbeiter und schlägt für jeden nicht zugewiesenen Auftrag drei Kandidaten vor: die beste Wahl, den Zweitplatzierten und einen weiteren Anwärter. Dabei zählen Nähe, Verfügbarkeit, Arbeitszeiten, Fähigkeiten und Teamzugehörigkeit. Du schaust dir die Vorschläge an und bestätigst mit einem Klick.
Ja, wenn du ihnen das erlaubst. Mitarbeiter optimieren ihre restlichen Stopps dann direkt in der App. Die beste Reihenfolge wird mit Echtzeitdaten neu berechnet, passend zur aktuellen Verkehrslage und zum Standort. Das hilft, wenn sich im Laufe des Tages etwas ändert: Stau, abgesagte Aufträge oder neue dringende Stopps im Plan.
Ein Geofence ist eine virtuelle Grenze um einen realen Ort. In Hellotracks heißen Geofences Orte. Betritt oder verlässt das Gerät eines Mitarbeiters einen Ort, erfasst das System automatisch:
Das passiert automatisch im Hintergrund, der Mitarbeiter muss nichts tun. Du kannst Tausende Orte anlegen. Praktisch, wenn du viele Standorte, Stationen oder Kundenadressen betreust.
Der kleinste mögliche Radius liegt bei 25 Metern (etwa 80 Fuß). Für die meisten Einsätze empfehlen wir rund 100 Meter. Das ist genau genug und vermeidet falsche Check-ins durch Straßen oder Gebäude in der Nähe.
Für größere Bereiche wie ein Firmengelände, ein Gebiet oder einen Stadtteil zeichnest du mit der Funktion Zonen eigene Polygone. So bist du nicht auf Kreise beschränkt, sondern kannst jede beliebige Form anlegen.
In den Firmeneinstellungen legst du eine Mindestaufenthaltsdauer fest. Verlässt ein Mitarbeiter einen Geofence, bevor diese Zeit um ist (etwa weil er nur vorbeifährt), wird der Besuch zwar erfasst, erscheint aber als falscher Check-in nicht in den Berichten.
Die GPS-Rohdaten bleiben vollständig gespeichert. Gefiltert werden nur die Berichte und die sichtbare Zeitleiste, du verlierst also keine Daten.
Ja. Mit Benachrichtigungsregeln informierst du Vorgesetzte, wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Ort ankommt oder ihn verlässt, länger als erwartet bleibt oder nicht im vorgesehenen Zeitfenster eintrifft. Das ist besonders praktisch für Kontrollgänge im Sicherheitsdienst, für die Einhaltung von Vorgaben und für zeitkritische Serviceeinsätze.
Ja. Wenn du Polygone schon in einer KML-Datei oder einem ähnlichen Format hast, schick die Datei zusammen mit deinem Benutzernamen an support@hellotracks.com. Das Team hilft dir beim Import in dein Konto.
Hellotracks bietet dir viele Standardberichte und eigene Auswertungen, zum Beispiel:
Alle Berichte kannst du als PDF oder XLSX exportieren.
Ja. Du kannst Berichte täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen automatisch erstellen und verschicken lassen. Du wählst nur den Berichtstyp, die Mitarbeiter oder Orte, den Zeitraum und die Empfänger aus. Den Rest erledigt das System für dich.
Ja. Im Bereich Statistiken siehst du für jeden Mitarbeiter auf einen Blick: zugewiesene Aufträge, Erledigungsquote, Problemquote, Aktivität in der App, Zeit vor Ort und Fahrtdaten. Du kannst nach Zeitraum filtern und einzelne Mitarbeiter oder das ganze Team auswählen. So erkennst du, wer besonders gut arbeitet, wo es hakt und wie du dein Personal besser planst.
Du hast mehrere Möglichkeiten, Hellotracks mit anderen Systemen zu verbinden:
Ja. Zugangsdaten und Dokumentation bekommst du direkt bei der Anmeldung zur 30-tägigen kostenlosen Testphase. Du kannst vom ersten Tag an Integrationen testen, Aufträge per API anlegen und Webhooks ausprobieren. Ein bezahltes Abo brauchst du dafür in der Testphase nicht.
Ja. Schreib an sales@hellotracks.com, um mehr über unsere Reseller- und Partnermodelle zu erfahren. Oder schau auf diesen Seiten vorbei:
Sehr schnell. Die meisten Teams arbeiten schon wenige Stunden nach der Anmeldung damit. Die Einrichtung besteht aus drei Schritten:
Danach siehst du dein Team auf der Live-Karte, kannst Aufträge anlegen und disponieren und deine ersten Orte und Geofences einrichten. Du brauchst keine Hardware, keine lange Schulung und kein Einführungsprojekt.
Dafür gibt es mehrere Wege:
Nein. Alle Daten liegen sicher auf den Servern von Hellotracks, nicht auf dem Gerät. Auf dem neuen Handy einfach die App installieren und mit den bisherigen Zugangsdaten anmelden. Verlauf, Einstellungen und Konto sind sofort wieder da.
Ja. In der 30-tägigen Testphase steht dir das Support-Team von Hellotracks zur Seite. Du kannst auch einen Termin buchen, bei dem wir dein Konto gemeinsam auf deine Abläufe zuschneiden. Außerdem gibt es direkt in der App ein Hilfe-Center mit Artikeln, Videoanleitungen und einem KI-Assistenten, der dir schnell Antworten liefert.
Für Enterprise-Kunden bieten wir individuelle Schulungen und SLA-Vereinbarungen an.
Auf dem Anmeldebildschirm kannst du dein Passwort zurücksetzen. Gib dazu deinen Benutzernamen oder deine E-Mail-Adresse ein, dann bekommst du einen Link per E-Mail. Kommt nach ein paar Minuten nichts an, schau im Spam-Ordner nach oder schreib an support@hellotracks.com. Hast du E-Mail-Adresse und Passwort vergessen, hilft dir der Support weiter, sobald deine Identität bestätigt ist.
Hellotracks gibt es ab 10 US$ pro Nutzer im Monat. Der Preis richtet sich nach den Funktionen, die du brauchst. Das Dispatch-Abo mit Auftragsverwaltung, Routenoptimierung, Berichten und automatischer Disposition kostet bei monatlicher Zahlung 15 US$ pro Nutzer im Monat.
Bei jährlicher Zahlung wird es günstiger: etwa 12,50 US$ pro Nutzer im Monat, also 17 % Ersparnis. Es gibt keine Einrichtungsgebühren und keine versteckten Kosten.
Jedes Konto in deiner Hellotracks-Firma zählt als Nutzer, egal ob Administrator, Disponent oder Mitarbeiter. Wir rechnen tagesgenau ab: Fügst du mitten im Monat jemanden hinzu, zahlst du nur für die aktiven Tage. Löschst du einen Nutzer, endet die Abrechnung ab diesem Moment. Du zahlst also nie für Nutzer, die du nicht mehr brauchst.
Ja. Für größere Teams gibt es Mengenrabatte. Sprich mit dem Vertriebsteam von Hellotracks über einen Preis, der zu deiner Teamgröße und Nutzung passt. Bei jährlicher Zahlung sparst du außerdem rund 17 % gegenüber dem Monatspreis.
Ja. Hellotracks bietet spezielle Preise für gemeinnützige Organisationen. Schreib direkt an support@hellotracks.com und erzähl uns von deinem Bedarf, der Projektdauer und der Teamgröße. Du bekommst dann ein individuelles Angebot.
Ja. Viele Kunden testen Hellotracks zuerst monatlich mit einer kleinen Gruppe. Sobald klar ist, dass es passt und wie groß das Team wird, wechseln sie zur jährlichen Zahlung. Der Wechsel ist unkompliziert. Melde dich einfach bei uns, wenn du so weit bist.
Nein. Hellotracks funktioniert mit jedem Anbieter und jedem Datentarif. Dein Team nutzt seine vorhandenen Smartphones und mobilen Daten. Es gibt keine Einschränkungen beim Anbieter und keine zusätzlichen Verbindungskosten durch Hellotracks.
Ja. Hellotracks ist DSGVO-konform und hat Kunden in der ganzen Europäischen Union. Gelten in deinem Land besondere Datenschutzregeln (zum Beispiel die strengen Vorgaben zur Mitarbeiterüberwachung in Italien), hilft dir das Hellotracks-Team, Umfang und Einstellungen der Ortung passend festzulegen. So bleibt sie auf klare, begründbare Zwecke wie Sicherheit, Einsatzplanung und Nachvollziehbarkeit beschränkt.
Geofencing und Ortung in Zonen lassen sich auf die Arbeitszeit beschränken. Das hilft dir, die Anforderungen der DSGVO und des Betriebsrats zu erfüllen.
Ja. In Hellotracks legst du für jeden Mitarbeiter Arbeitszeiten fest. Ortung und Geofence-Check-ins laufen nur in diesen Zeiten, in der Freizeit wird also niemand erfasst. Das ist wichtig für Organisationen, die arbeitsrechtliche Vorgaben oder Vereinbarungen mit dem Betriebsrat zum Schutz der Privatsphäre einhalten müssen.
Hellotracks läuft auf verwalteten Cloud-Servern und dedizierten Servern in Deutschland. Die Daten werden sicher gespeichert und auf Servern, die Hellotracks selbst betreibt, gesichert.
Nein. Hellotracks ist ein Werkzeug für den Arbeitsalltag, keine Überwachungsplattform. Mitarbeiter sehen ihren eigenen Standortverlauf und ihre Zeitleiste vollständig, also genau die Daten, die auch ihre Vorgesetzten sehen. Diese Transparenz ist gewollt: Hellotracks soll Teams bei der Zusammenarbeit helfen und nicht heimlich kontrollieren.
Du kannst auch einstellen, dass Mitarbeiter automatisch eine Kopie ihres täglichen Aktivitätsberichts bekommen. So wissen sie immer, was erfasst wurde.
Ja. Hellotracks ist HIPAA-konform, und wir unterschreiben mit dir ein Business Associate Agreement (BAA). Schick dein eigenes BAA an support@hellotracks.com oder frag nach unserem.
Organspende-Organisationen und Logistikanbieter im Gesundheitswesen in den USA nutzen Hellotracks bereits. Live-Ortung, Abhol- und Liefernachweise mit Zeitstempel und eine lückenlose Nachweiskette unterstützen zeitkritische Transporte im Gesundheitswesen.
Bei Hellotracks bekommst du auf mehreren Wegen Hilfe:
Die Support-Teams von Hellotracks arbeiten in mehreren Zeitzonen: Nordamerika, Mitteleuropa und Asien. Deshalb werden die meisten Anfragen schnell bearbeitet, egal wo du sitzt. Chat und E-Mail sind in diesen Regionen zu den üblichen Geschäftszeiten besetzt. Enterprise-Kunden können individuelle SLAs mit festen Reaktionszeiten vereinbaren.
Ja. Für Enterprise-Kunden bietet Hellotracks individuelle SLAs mit Zusagen zur Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Eskalationswegen und fest zugeordnetem Support. Schreib an sales@hellotracks.com und erzähl uns, was du brauchst.
Das Hilfe-Center von Hellotracks erreichst du im Web-Dashboard über den Punkt Hilfe im Hauptmenü. Dort findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen Funktionen, Videos zu typischen Abläufen und Artikel, die wir bei neuen Funktionen laufend aktualisieren. Im selben Menü öffnest du auch den KI-Assistenten, der deine Fragen sofort im Gespräch beantwortet.
Du erreichst das Vertriebsteam von Hellotracks unter sales@hellotracks.com. Wir helfen dir bei Fragen zu Preisen, Mengenrabatten, Enterprise-Verträgen, Reseller-Partnerschaften oder besonderen Anforderungen an die Bereitstellung.
Lies unsere klaren Antworten auf die Fragen, die Teams uns in Gesprächen stellen. Auch dazu, wann Hellotracks nicht passt.
Die FAQ beantworten die häufigsten Fragen zu Produkt, Einrichtung, Abrechnung, Datenschutz und Integrationen. Wenn es um dein Konto im Speziellen geht, sprich direkt mit dem Hellotracks-Team.
