Trabajo en campo, explicadoKilometraje

¿Cómo registrar el kilometraje de tu equipo de campo sin bitácoras en papel?

La respuesta corta

Deja que el celular registre cada viaje de trabajo por GPS y saca un informe de kilometraje por persona al cierre del periodo. En Hellotracks, los viajes se registran mientras el seguimiento está encendido, dentro del horario de trabajo, cada uno con inicio, fin, distancia y duración. Los trabajadores eligen un propósito de viaje, tú apruebas los viajes, y el informe de kilometraje llega como hoja de cálculo según el calendario que elijas.

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Cómo funciona en Hellotracks

El informe de kilometraje: cada viaje con su distancia, por persona y día, listo para la nómina.

  1. Los viajes se registran solos

    Mientras el seguimiento está encendido, la app registra cada viaje de parada a parada: dónde empezó y terminó, la distancia y el tiempo. Define horarios y solo se registran los viajes de trabajo.

  2. Los trabajadores agregan el propósito

    Arma una lista de propósitos de viaje y una de comentarios en la configuración de la empresa, como Visita a cliente, Proveedor o Personal, y tu equipo elige uno por viaje en la app.

  3. Aprueba y saca el informe

    Revisa los viajes y apruébalos. El informe de kilometraje lista cada viaje con su distancia, duración, propósito y aprobación, por persona y día.

  4. Que llegue solo a nómina

    Programa el informe cada día, cada semana o cada dos semanas. Llega como hoja de cálculo, y nadie tiene que entrar a sacarlo un viernes por la tarde.

Tus opciones, lado a lado

Las apps de kilometraje están hechas para una persona que registra sus propios viajes. Un equipo necesita que la oficina vea cada viaje de trabajo sin tener que pedirlo. Así se comparan las opciones habituales.

OpciónRegistra los viajes soloLa oficina ve los viajes del equipoPrecio publicadoQué más cubre ese precio
HellotracksSí, por GPS mientras el seguimiento está encendido, dentro del horarioSí. Cada viaje por persona, con propósito y aprobación, y un informe programadoUS$10 por usuario al mes con pago anual o US$12 mensual (Location). Seguimiento en vivo y hojas de tiempo incluidosMapa en vivo actualizado cada segundo, registros automáticos de llegada con tiempo en sitio, horas trabajadas, alertas
MileIQ TeamsSí, el conductor clasifica cada viajeSolo los viajes de trabajo que el conductor envía en un informeDe US$8 a US$10 por usuario al mes (US$80 a US$100 al año)Informes de kilometraje para reembolso (desde US$9). Sin seguimiento en vivo
TripLog TeamsSí, por velocidad, Bluetooth del auto o un dispositivo opcionalSí, con aprobaciones y mapa en vivoUS$8 por usuario al mes para kilometrajeMapa de ubicación en vivo. Reloj de fichaje y despacho +US$6, gastos +US$4 por usuario
TimeeroSí, mientras el trabajador tiene su jornada marcadaSí, rutas y kilometraje por parada o tareaDe US$5 a US$10 por usuario al mes con pago anual, de US$6 a US$12 mensualReloj de fichaje, kilometraje y turnos. GPS solo con la jornada marcada, un punto cada 5 a 30 minutos o 45 metros. Sin optimizador de rutas, según la propia Timeero
Everlance Business (Motus)SíSí, con un panel de administración para aprobacionesGratis hasta 5 miembros con 30 viajes automáticos al mes; planes pagos por cotizaciónRegistro de gastos solo en los planes pagos
QuickBooks OnlineSí, en la app móvilNo. Cada usuario ve solo su propio kilometraje, y por defecto solo los administradores pueden registrarParte de QuickBooks Online, desde US$38 al mesContabilidad y facturación para 1 usuario. Sin reloj de fichaje en este plan
Cronología de Google MapsSí, si el trabajador la activaNo. Se queda en el celular del trabajadorGratisNada para la oficina
Papel u hoja de cálculoNo, cada viaje a manoSolo lo que te entreganGratisNada más

Precios tal como los publica cada empresa, sin impuestos. El plan Dispatch de Hellotracks cubre ubicación, horas, tareas, rutas y comprobantes en un solo precio; la mayoría de las herramientas aquí hacen una o dos de esas cosas. Compara lo que pagarías por todo lo que necesitas. Datos de otras opciones revisados el 13 de noviembre de 2026. Los precios cambian, así que confírmalos en sus sitios web.

Tarifas de reembolso

La mayoría de las empresas paga una tarifa fija por kilómetro o milla por los viajes de trabajo en el auto del trabajador. Algunas tarifas exentas de impuestos:

  • España: 0,26 euros por kilómetro están exentos para quien usa su propio vehículo, desde julio de 2023, siempre que el viaje esté justificado.
  • Estados Unidos: la tarifa estándar del IRS es de 76 centavos de dólar por milla desde el 1 de julio de 2026 (72,5 centavos de enero a junio de 2026).
  • En otros países, consulta a tu contador: las tarifas y los comprobantes que piden cambian de un país a otro.

Para ser honestos

Cuándo necesitas otra cosa

La distancia sale de los puntos GPS que registra el celular, así que con señal débil un viaje puede quedar un poco más corto o más largo que en el odómetro. Si la autoridad fiscal te pide una bitácora formal del vehículo de la empresa, revisa que el informe cumpla sus reglas. Y si una sola persona solo quiere registrar sus propios viajes de trabajo, una app personal como MileIQ o Everlance es más barata.

También preguntan

¿Registra viajes personales?

Solo mientras el seguimiento está encendido. Define horarios y el seguimiento se detiene fuera de ellos, así que los viajes después del trabajo no se registran. Si alguien hace un viaje personal en horario de trabajo, puede marcarlo con un propósito de viaje.

¿Calcula el reembolso?

El informe da la distancia por viaje y por día, en kilómetros o millas. Multiplícala por tu tarifa en la hoja de cálculo; Hellotracks todavía no aplica una tarifa por ti.

¿Necesita un dispositivo en el vehículo?

No. El kilometraje sale del celular que tu equipo ya lleva, en su propio auto o en uno de la empresa.

¿Qué plan incluye el informe de kilometraje?

Location, a US$10 por usuario al mes con pago anual o US$12 mensual.

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