Außendienst, erklärtLeistungsnachweis

Wie weist du nach, dass dein Team vor Ort war und die Arbeit gemacht hat?

Die kurze Antwort

Kombinier zwei Arten von Nachweis: wann jemand da war, festgehalten vom GPS des Handys, und was er gemacht hat, festgehalten vom Mitarbeiter mit Fotos, Unterschrift und Formular. In Hellotracks landet beides am selben Auftrag: der automatische Check-in und Check-out mit der Zeit vor Ort, neben den Fotos, der Unterschrift des Kunden und den Formularantworten. Schick dem Kunden einen Link zum erledigten Auftrag oder lass das die Abschluss-E-Mail machen.

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So geht es in Hellotracks

Ein Tipp, drei Enden: Der Techniker macht ein Foto, lässt den Kunden unterschreiben und schließt den Auftrag ab, das Büro sieht den fertigen Auftrag, und die Abschluss-E-Mail erreicht den Kunden.

  1. Ankunft und Abfahrt per GPS

    Automatische Check-ins halten fest, wann der Mitarbeiter an der Auftragsadresse ankam und wann er ging. Am Auftrag siehst du die Zeit vor Ort und ob der Check-in per GPS oder von Hand kam.

  2. Fotos, Unterschrift und Formular

    Auf dem Handy macht der Mitarbeiter Fotos, lässt den Kunden mit Namen unterschreiben und füllt das Formular aus, das du mit dem Auftrag verknüpft hast: eine Checkliste, ein Prüfprotokoll, einen Abnahmeschein.

  3. Auch ohne Netz

    Keller und ländliche Einsatzorte sind kein Problem: Die App behält Auftrag, Fotos und Formular und schickt sie, sobald das Handy wieder online ist.

  4. Der Kunde bekommt den Nachweis

    Jeder erledigte Auftrag hat eine Seite, die du teilen kannst. Die Abschluss-E-Mail schickt sie dem Kunden, sobald der Auftrag fertig ist, und Berichte sammeln alle Einsätze einer Woche oder eines Monats.

  5. Der ganze Tag, falls es Fragen gibt

    Der Standortverlauf hält den Tag des Mitarbeiters fest: jede Fahrt und jeden Stopp. Sagt ein Kunde, es sei niemand gekommen, zeigst du die Route, die Ankunft und die Zeit vor Ort.

Deine Optionen im Vergleich

Ein Nachweis hat zwei Hälften: wann jemand da war und was er gemacht hat. Stempeluhren decken die erste ab, Formular-Apps die zweite, Handwerker-Software ein bisschen von beidem. Das erfasst jede Option.

OptionWann jemand da warWas gemacht wurdeWas der Kunde bekommtPreis laut AnbieterWas im selben Preis noch drin ist
HellotracksJa. Automatischer Check-in und Check-out an der Auftragsadresse, mit der Zeit vor OrtFotos, die Unterschrift des Kunden mit Namen und Formulare, alles am AuftragEine teilbare Auftragsseite und eine Abschluss-E-Mail an den Kunden12,50 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung oder 15 US$ monatlich (Dispatch)Live-Karte im Sekundentakt, Auftragsplanung, Routenoptimierung, Arbeitszeiten, ETA-Seiten für Kunden
Unterschrift auf Papier oder Fotos per WhatsAppNur, was der Mitarbeiter aufschreibt oder schicktEine Unterschrift auf Papier, Fotos im ChatEine Kopie vom Zettel, falls ihn jemand aufhebtKostenlosSonst nichts
ConnecteamEin Standortstempel an Formularantworten und eine Stempeluhr, die auf einen Geofence begrenzt werden kannFormulare, Fotos nur von der Kamera und UnterschriftenFormularantworten; automatische Formularberichte in ExpertBasic 29 US$ im Monat bei jährlicher Zahlung für 30 Nutzer; kostenlos bis 10Operations Hub: Stempeluhr, Schichtplanung, Formulare und Checklisten. Live-GPS-Ortung nur in Expert (99 US$ für 30 Nutzer)
TimeeroGPS, solange jemand eingestempelt istFotos ab Pro, Unterschriften ab Premium; kein Formular-BaukastenStundenzettel mit GPS-DatenPremium 10 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung, 12 US$ monatlichStempeluhr, Kilometer und Schichtplanung. GPS nur eingestempelt, ein Punkt alle 5 bis 30 Minuten oder 45 Meter. Laut Timeero selbst keine Routenoptimierung
Mitti (formerly SafetyCulture)Koordinaten sowie Start- und Endzeit an jeder PrüfungPrüf-Checklisten, Fotos und UnterschriftenEin PrüfberichtKostenlos bis 10 Plätze; Premium 24 US$ pro Platz im Monat bei jährlicher Zahlung, 29 US$ monatlichInspektionen, Checklisten und Aufgaben. Keine Ortung und keine Stempeluhr aufgeführt
GoCanvasZeitstempel und GPS-Koordinaten in FormularenFormulare mit Fotos, Markierungen und UnterschriftenDas ausgefüllte Formular29, 39 oder 49 US$ pro Nutzer im Monat, jährliche Zahlung, mindestens 3 NutzerFormulare, Fotos, Disposition und Terminplanung. Keine Ortung und keine Stempeluhr aufgeführt
JobberBeginn und Ende des Termins über Standort-Timer, ab GrowChecklisten ab Connect, Notizen und FotosAuftragsdetails und ChecklistenConnect ab 99 US$, Grow ab 149 US$ im Monat bei jährlicher Zahlung für 1 NutzerAngebote, Rechnungen, Zahlungen, Terminplanung, Routenoptimierung, Zeiterfassung, Checklisten. Die App speichert den Standort nur bei einer Aktion; eine Live-Karte braucht Jobbers Fahrzeug-Tracker
Housecall ProGPS-Ortung der Mitarbeiter per Handy, ab EssentialsFotoberichte, Checklisten und KundenunterschriftenFotoberichteEssentials 149 US$ im Monat bei jährlicher Zahlung (189 US$ monatlich) für 5 NutzerKostenvoranschläge, Rechnungen, Zahlungen, Terminplanung und Disposition, Fotos, Checklisten. Mitarbeiter-GPS etwa alle 15 Minuten unter Android; Routenoptimierung nur in Max
allGeoAutomatisches Ein- und Ausstempeln am Geofence jedes EinsatzortsFotos und Unterschriften zu den BesuchsdatenKeine AngabePreis auf AnfrageStempeluhr, Live-Ortung bis zu einmal pro Minute, Disposition, Routenoptimierung, Kilometer; Preise auf Anfrage

Preise in US-Dollar, so wie die Anbieter sie angeben, ohne Steuern. Der Dispatch-Plan von Hellotracks deckt Ortung, Arbeitszeiten, Aufträge, Routen und Nachweise in einem Preis ab; die meisten Tools hier machen eins oder zwei davon. Vergleich also, was du für alles zahlst, was du brauchst. Angaben zu anderen Lösungen geprüft am 13. November 2026. Preise ändern sich, prüf sie auf deren Websites.

Datenschutz und Betriebsrat

Wer GPS-Daten als Leistungsnachweis nutzt, braucht einen klaren Zweck, etwa die Abrechnung mit dem Auftraggeber oder die Klärung von Reklamationen, und muss seine Mitarbeiter vorher informieren. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Kläre die Details mit deinem Datenschutzbeauftragten.

Hellotracks macht das leichter: Ortung nur in der Arbeitszeit, auf Wunsch nur in bestimmten Zonen, eine einstellbare Speicherdauer für Fahrten, und jeder Mitarbeiter sieht alles, was über ihn erfasst wird.

Ganz ehrlich

Was Hellotracks nicht beweist

Mitarbeiter können Fotos aus der Galerie anhängen, nicht nur von der Kamera, und Hellotracks hat keine Einstellung, die nur die Kamera erlaubt. Ein Foto allein ist also ein Beleg, keine Garantie. Am stärksten ist die Kombination: der GPS-Check-in an der Adresse und die Zeit vor Ort neben den Fotos.

Oft gefragt

Reicht ein GPS-Check-in als Nachweis für einen Einsatz?

Er belegt, dass jemand an der Adresse war und wie lange. Zusammen mit Foto, Unterschrift oder Formular zeigt er auch, was gemacht wurde. Die meisten Streitfälle klärt schon die Zeit vor Ort.

Kann der Kunde auf dem Handy unterschreiben?

Ja. Der Kunde unterschreibt auf dem Handy des Mitarbeiters und tippt seinen Namen ein. Die Unterschrift wird am Auftrag gespeichert.

Kann ich dem Kunden einen Einsatzbericht schicken?

Ja. Jeder Auftrag hat eine druckbare Seite mit Details, Fotos, Unterschrift und Formularantworten. Schick den Link, oder trag am Auftrag eine Abschluss-E-Mail ein, dann geht sie raus, sobald der Auftrag erledigt ist.

Können Mitarbeiter ein Formular nach dem Absenden ändern?

Nein. Abgeschickte Formularantworten kann der Mitarbeiter weder ändern noch löschen.

Welcher Tarif enthält den Leistungsnachweis?

Aufträge, Fotos, Unterschriften und Formulare sind in Dispatch enthalten, für 12,50 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung oder 15 US$ monatlich. Die 30 Tage Test enthalten alles, ohne Kreditkarte.

Sieh es mit deinem eigenen Team.

Setz heute zwei oder drei Leute drauf. Eine Woche mit deinen eigenen Daten sagt dir mehr als jede Seite.

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