Außendienst, erklärtKilometererfassung

Wie erfasst du die Kilometer deines Außendienstes ohne Zettelwirtschaft?

Die kurze Antwort

Lass das Handy jede Dienstfahrt per GPS aufzeichnen und zieh am Ende des Monats einen Kilometerbericht pro Person. In Hellotracks werden Fahrten aufgezeichnet, solange die Ortung an ist, also in der Arbeitszeit, jeweils mit Start, Ziel, Strecke und Dauer. Mitarbeiter wählen einen Fahrtzweck, du gibst Fahrten frei, und der Kilometerbericht kommt als Tabelle nach Zeitplan. Ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch für den Dienstwagen ist das allerdings nicht.

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So geht es in Hellotracks

Der Kilometerbericht: jede Fahrt mit ihrer Strecke, pro Person und Tag, fertig für die Abrechnung.

  1. Fahrten zeichnen sich selbst auf

    Solange die Ortung an ist, zeichnet die App jede Fahrt von Stopp zu Stopp auf: wo sie begann und endete, die Strecke und die Zeit. Leg Arbeitszeiten fest, dann werden nur Fahrten in der Arbeitszeit erfasst.

  2. Mitarbeiter ergänzen den Zweck

    Leg in den Firmeneinstellungen Fahrtzwecke und Fahrtkommentare an, etwa Kundentermin, Großhandel oder Privat, und deine Leute wählen pro Fahrt einen in der App.

  3. Freigeben, dann abrechnen

    Prüf die Fahrten und gib sie frei. Der Kilometerbericht listet jede Fahrt mit Strecke, Dauer, Zweck und Freigabe, pro Person und Tag.

  4. Nach Zeitplan an die Lohnbuchhaltung

    Plane den Bericht täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen. Er kommt als Tabelle, und niemand muss sich am Freitagnachmittag dafür anmelden.

Deine Optionen im Vergleich

Kilometer-Apps sind für eine Person gebaut, die ihre eigenen Fahrten festhält. Ein Team braucht ein Büro, das jede Dienstfahrt sieht, ohne nachzufragen. Und ein Dienstwagen braucht womöglich ein Fahrtenbuch. So schneiden die üblichen Optionen ab.

OptionZeichnet Fahrten selbst aufDas Büro sieht die Fahrten des TeamsPreis laut AnbieterWas im selben Preis noch drin ist
HellotracksJa, per GPS, solange die Ortung an ist, in der ArbeitszeitJa. Jede Fahrt pro Person mit Zweck und Freigabe, dazu ein Bericht nach Zeitplan10 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 US$ monatlich (Location). Live-Ortung und Stundenzettel inklusiveLive-Karte im Sekundentakt, automatische Check-ins mit Zeit vor Ort, Arbeitszeiten, Alarme
Vimcar FahrtenbuchJa, über einen Stecker im Auto (OBD)Ja, Übersicht über alle Fahrzeuge24,90 € pro Fahrzeug im Monat netto bei 12 Monaten Laufzeit, Stecker inklusive. Elektronisches Fahrtenbuch fürs FinanzamtEin elektronisches Fahrtenbuch pro Fahrzeug fürs Finanzamt; es misst das Auto, nicht die Person
MileIQ TeamsJa, der Fahrer ordnet jede Fahrt zuNur die Dienstfahrten, die ein Fahrer in einem Bericht einreicht8 bis 10 US$ pro Nutzer im Monat (80 bis 100 US$ im Jahr)Kilometerberichte zur Erstattung (ab 9 US$). Keine Live-Ortung
TripLog TeamsJa, über Geschwindigkeit, Bluetooth im Auto oder ein optionales GerätJa, mit Freigaben und Live-Karte8 US$ pro Nutzer im Monat für KilometerLive-Karte. Stempeluhr und Auftragsplanung +6 US$, Spesen +4 US$ pro Nutzer
TimeeroJa, solange der Mitarbeiter eingestempelt istJa, Routen und Kilometer pro Stopp oder Auftrag5 bis 10 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung, 6 bis 12 US$ monatlichStempeluhr, Kilometer und Schichtplanung. GPS nur eingestempelt, ein Punkt alle 5 bis 30 Minuten oder 45 Meter. Laut Timeero selbst keine Routenoptimierung
Google Maps ZeitachseJa, wenn der Mitarbeiter sie einschaltetNein. Sie bleibt auf dem Handy des MitarbeitersKostenlosNichts fürs Büro
Papier oder Excel-ListeNein, jede Fahrt von HandNur, was abgegeben wirdKostenlosSonst nichts

Preise so, wie die Anbieter sie angeben, ohne Steuern. Der Dispatch-Plan von Hellotracks deckt Ortung, Arbeitszeiten, Aufträge, Routen und Nachweise in einem Preis ab; die meisten Tools hier machen eins oder zwei davon. Vergleich also, was du für alles zahlst, was du brauchst. Angaben zu anderen Lösungen geprüft am 13. November 2026. Preise ändern sich, prüf sie auf deren Websites.

Kilometergeld und Fahrtenbuch

Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto kannst du deinen Leuten 0,30 € pro gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 und § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG mit § 5 Abs. 2 BRKG). Das ist nicht die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit. Für die Erstattung reicht ein Kilometerbericht, aus dem die Dienstfahrten hervorgehen.

Beim Dienstwagen mit privater Nutzung ist es anders: Wer statt der 1-%-Regelung nach Fahrtenbuch versteuern will, braucht ein Fahrtenbuch, das das Finanzamt anerkennt. Laut Bundesfinanzhof muss es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert sein, und jede Dienstfahrt braucht unter anderem:

  • Datum und Tachostand am Anfang und Ende
  • Ziel der Fahrt
  • Zweck der Fahrt und den besuchten Kunden oder Geschäftspartner

Der Kilometerbericht von Hellotracks erfüllt das nicht: Er enthält keine Tachostände, und Fahrten lassen sich löschen. Für ein Fahrtenbuch nimm ein Produkt, das dafür gebaut ist.

Ganz ehrlich

Wann du etwas anderes brauchst

Die Strecke wird aus den GPS-Punkten des Handys berechnet. Bei schwachem Signal kann eine Fahrt also etwas kürzer oder länger ausfallen als auf dem Tacho. Für einen Dienstwagen mit privater Nutzung, bei dem du die 1-%-Regelung per Fahrtenbuch vermeiden willst, brauchst du ein Fahrtenbuch, das die Anforderungen des Finanzamts erfüllt, zum Beispiel von Vimcar. Und wenn nur eine Person ihre eigenen Dienstfahrten festhalten will, ist eine persönliche App günstiger.

Oft gefragt

Werden private Fahrten aufgezeichnet?

Nur solange die Ortung an ist. Leg Arbeitszeiten fest, dann stoppt die Ortung außerhalb davon, und Fahrten nach Feierabend werden nicht erfasst. Fährt jemand in der Arbeitszeit privat, kann er die Fahrt mit einem Fahrtzweck kennzeichnen.

Rechnet Hellotracks das Kilometergeld aus?

Der Bericht liefert die Strecke pro Fahrt und pro Tag in Kilometern. Multiplizier sie in der Tabelle mit deinem Satz, zum Beispiel 0,30 € pro Kilometer. Einen Satz rechnet Hellotracks noch nicht selbst ein.

Ist der Kilometerbericht ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt?

Nein. Er reicht für die Erstattung von Dienstfahrten mit dem eigenen Auto. Ein Fahrtenbuch für die private Nutzung eines Dienstwagens muss weitere Anforderungen erfüllen, die der Bericht nicht abdeckt.

Braucht man ein Gerät im Fahrzeug?

Nein. Die Kilometer kommen vom Handy, das dein Team ohnehin dabei hat, im eigenen Auto oder im Firmenwagen.

Welcher Tarif enthält den Kilometerbericht?

Location, für 10 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 US$ monatlich.

Quellen

Was wir über andere Lösungen schreiben, stammt von diesen Seiten, geprüft am 13. November 2026. Ist etwas veraltet? Sag uns Bescheid, dann korrigieren wir es.

  1. IRS: Standard mileage rates
  2. IRS: Internal Revenue Bulletin 2026-29 (rate from July 1, 2026)
  3. MileIQ: Pricing for business
  4. TripLog: Multi-user pricing
  5. Timeero: Pricing
  6. Timeero: Mileage tracking app
  7. Motus: Everlance Business
  8. QuickBooks Help: Set up mileage tracking
  9. QuickBooks: Pricing
  10. Google Maps Help: Timeline
  11. § 9 EStG (Werbungskosten, Nr. 4a)
  12. § 3 EStG (steuerfreie Einnahmen, Nr. 16)
  13. § 5 BRKG (Wegstreckenentschädigung)
  14. BFH, Beschluss vom 12.07.2011, VI B 12/11 (elektronisches Fahrtenbuch)
  15. BFH, Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10 (Angaben im Fahrtenbuch)
  16. Vimcar: Fahrtenbuch Preise
  17. Timeero: GPS tracking
  18. Timeero: Best apps for delivery drivers (no route optimizer)
  19. Motus: Everlance pricing

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