Außendienst, erklärtAutomatischer Check-in
Wie erfasst du automatisch, wann dein Team beim Kunden ankommt und wieder geht?
Die kurze Antwort
Leg um jeden Einsatzort einen Kreis, einen Geofence, und lass das Handy des Mitarbeiters festhalten, wann er ihn betritt und verlässt. In Hellotracks funktionieren automatische Check-ins an deinen Orten, an der Adresse jedes Auftrags und in Zonen: Ankunft, Abfahrt und Zeit vor Ort werden von selbst erfasst, ohne dass jemand tippen muss. Eine kurze Verzögerung sorgt dafür, dass Vorbeifahren nicht als Besuch zählt.
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So geht es in Hellotracks
Einsatzorte anlegen
Leg Orte von Hand an, importier sie aus einer Tabelle oder lass einfach die Adresse jedes Auftrags zählen. Jeder Ort bekommt einen Kreis von 25 bis 300 Metern, Aufträge einen Kreis um ihre Adresse.
Automatische Check-ins einschalten
Schalte in den Firmeneinstellungen das automatische Ein- und Auschecken an Orten und bei Aufträgen ein, und in Zonen, wenn du sie nutzt. Wähl eine Verzögerung von 1, 5 oder 10 Minuten, damit Vorbeifahren nicht zählt.
Den Rest macht das Handy
Kommt der Mitarbeiter an, ist er eingecheckt, fährt er weg, ausgecheckt. Handy und Server prüfen beide, und ein Check-in ohne Netz wird später mit der ursprünglichen Uhrzeit nachgereicht.
Zeit vor Ort überall sehen
Ankunft, Abfahrt und Minuten vor Ort stehen am Auftrag, im Tag des Mitarbeiters im Standortverlauf, in der Statistik und in Berichten zu Stopps, Zeiten vor Ort und Check-ins.
Benachrichtigt werden, wenn es zählt
Alarme melden per E-Mail, Slack oder Webhook, wenn jemand ankommt, geht oder bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht an einem Ort eingecheckt hat.
Check-ins sind nicht die Arbeitszeiterfassung
In Hellotracks kommt die Arbeitszeit vom Ortungsschalter in der App: Einschalten ist Einstempeln, Ausschalten ist Ausstempeln, und der Stundenzettel rechnet damit. Oder leg Arbeitszeiten fest, dann startet und stoppt die Ortung von selbst.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber ein System haben, mit dem die Arbeitszeit ihrer Leute erfasst werden kann. Der Ortungsschalter mit dem Stundenzettel-Bericht ist so ein System. Check-ins beantworten eine andere Frage: Wer war wann bei welchem Kunden, und wie lange.
Weil GPS-Ortung Verhalten und Leistung sichtbar macht, hat ein Betriebsrat bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Sprich ihn früh an. Hellotracks hilft dabei: Ortung nur in der Arbeitszeit, auf Wunsch nur in bestimmten Zonen, und jeder Mitarbeiter sieht alles, was über ihn erfasst wird.
Ganz ehrlich
Wann ein Geofence nicht reicht
Ein Kreis zeigt, dass jemand da war, nicht was er gemacht hat. Wenn du die Arbeit selbst nachweisen musst, häng Fotos, eine Unterschrift oder ein Formular an den Auftrag. Liegen Einsatzorte sehr nah beieinander, etwa Wohnungen im selben Haus, kann ein Geofence sie nicht unterscheiden: Dort hilft ein manueller Check-in in der App. Und wenn du nur eine Stempeluhr für Stundenkräfte an einem festen Standort brauchst, ist eine reine Zeiterfassung einfacher.
Oft gefragt
Was ist ein Geofence?
Ein virtueller Kreis um einen Ort. Überquert ein Handy ihn, weiß die App, dass die Person angekommen oder gegangen ist. In Hellotracks ist der Kreis um einen Ort 25 bis 300 Meter groß.
Funktioniert das ohne Netz?
Ja. Der Check-in wird mit seiner Uhrzeit gespeichert und gesendet, sobald das Handy wieder online ist. Zusätzlich prüft der Server die GPS-Punkte, die er bekommt, gegen deine Orte und Aufträge.
Können Mitarbeiter auch von Hand einchecken?
Ja. Manuelle Check-ins in der App werden ebenfalls erfasst, und am Auftrag siehst du, ob ein Check-in per GPS oder von Hand kam.
Welcher Tarif enthält automatische Check-ins?
Check-ins an Orten und in Zonen sind in Location enthalten, für 10 US$ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 US$ monatlich. Check-ins an Auftragsadressen brauchen Aufträge und sind deshalb in Dispatch, für 12,50 oder 15 US$.
Wird nach Feierabend weiter geortet?
Nicht, wenn du Arbeitszeiten festlegst: Ortung und damit Check-ins laufen nur darin. Mitarbeiter sehen alles, was über sie erfasst wird.
Quellen
Was wir über andere Lösungen schreiben, stammt von diesen Seiten, geprüft am 13. November 2026. Ist etwas veraltet? Sag uns Bescheid, dann korrigieren wir es.
- Timeero: Auto clock in and out
- Timeero: Pricing
- Hubstaff Support: Job sites
- Hubstaff: Pricing
- Jobber Help: Location timers in the Jobber app
- Jobber: Pricing
- Jibble Help: Automatic clock in and out with geofences
- Connecteam Help: How to create a geofence
- Connecteam Help: Auto clock out when employees leave a worksite
- Connecteam: Pricing
- QuickBooks Time: Geofencing
- QuickBooks Time: Pricing
- ClockShark: Geofence time tracking
- Homebase: Mobile GPS time clock
- Homebase: Pricing
- Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung 35/22: Einführung elektronischer Zeiterfassung (1 ABR 22/21)
- § 87 BetrVG (Mitbestimmungsrechte)
- Timeero: GPS tracking
- Timeero: Best apps for delivery drivers (no route optimizer)
- Hubstaff Support: Mobile app location tracking
- Jibble Help: Live location tracking
- ClockShark: Pricing
- QuickBooks Time: GPS tracking
Wie es weitergeht
- AntwortKann GPS-Ortung Stundenzettel und Fahrtenbücher ersetzen?
- Kostenloses ToolKostenloser Standortverlauf-Analyzer: jeder Besuch aus einer GPX-Datei
- Hilfe-CenterAutomatische Check-ins und Check-outs verwenden
- Hilfe-CenterWie Check-ins und Check-outs funktionieren
- ProduktStundenzettel
- VergleichHellotracks vs Timeero
- Passend dazuWie weist du nach, dass dein Team vor Ort war und die Arbeit gemacht hat?
- Passend dazuWie erfasst du die Kilometer deines Außendienstes ohne Zettelwirtschaft?
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